Vertrouwenspersoon Organisaties

Het inzetten van een vertrouwenspersoon is voor bedrijven een instrument om invulling te geven aan goed personeelsbeleid!

Als externe vertrouwenspersoon help ik sociale veiligheid in organisaties te vergroten.

Ik zorg dat ik bekend ben met uw onderneming, uw bedrijfscultuur en uw beleid. Vertrouwen op de werkvloer is namelijk niet zomaar een actiepuntje op HR beleid. Vertrouwen krijgen is belangrijk voor uw medewerkers ook als er een keer iets niet goed is gegaan. Ik geloof in de kracht van een sociaal veilige en integere werkomgeving want hoe veiliger uw medewerkers zich voelen, hoe beter zij functioneren en hoe langer zij willen blijven. Onder aan de streep levert dat een grotere bijdrage aan de organisatiedoelstellingen.

Toch blijkt uit onderzoek dat veel mensen zich onveilig voelen op de werkvloer. Voorbeelden hiervan zijn pesten, intimideren of discrimineren. Medewerkers die ermee te maken krijgen ervaren vaak stress. Stress kan leiden tot psychische en fysieke klachten en uiteindelijk tot uitval van de medewerker. Wist u dat meer dan 70% van het ziekteverzuim geen medische oorzaak heeft, maar wel medische gevolgen kan hebben?

Elke organisatie ontwikkelt een eigen bedrijfscultuur in omgangsvormen en denken over integriteit. Hoe zit dat bij u in uw organisatie? Hoe is de sfeer op het werk en hoe gaan de medewerkers met elkaar om? Weten alle medewerkers naar welke normen en waarden zij zich moeten gedragen? Wat is oké en wat is niet oké? Durven ze zich uit te spreken? Weet iedereen wat er bedoeld wordt met respect? Hoe gaat het management om met ongewenst gedrag van klanten?

Voorbeeldgedrag is belangrijk. Veranderen begint in de top van de organisatie. Het management moet gewenst gedrag laten zien. Dit begint met het bespreekbaar maken van gewenst en ongewenst gedrag, de dialoog starten binnen management en directie, teams en individuen. Daar ligt mijn vakmanschap!

Ik ga graag samen met u aan de slag om de sociale veiligheid in uw organisatie te bevorderen. Preventie ongewenst gedrag is hierbij een sleutelfactor. Zo vergroot je het bewustzijn en kun je incidenten voorkomen en aanpakken als ze zich voordoen. Ik help u graag een omgeving te creëren waarin mensen zich durven uit te spreken en fouten durven toe te geven.

Ik bied onafhankelijke expertise en advies op het gebied van sociale veiligheid en interventies op maat. Wilt u er met mij over van gedachten wisselen, neem dan contact op voor een kennismakingsgesprek.

Mijn taken als vertrouwenspersoon zijn:

Het eerste contact is meestal telefonisch maar het mag ook via de app of de mail. Dit is vaak een kort gesprekje of berichtje om te komen tot een persoonlijke afspraak. Dit gesprek is altijd vertrouwelijk tenzij het gaat om ernstige strafbare feiten. In het vervolggesprek bied ik een luisterend oor en signaleer of het over ongewenste omgangsvormen gaat of over integriteitsschending en of er een rol is voor de vertrouwenspersoon.

Is er sprake van ongewenste omgangsvormen dan zal ik de klager onafhankelijk en objectief begeleiden naar een (in)formele oplossing.  Ik sta naast de medewerker en ik neem het probleem niet over. Ik begeleid de medewerker wel tijdens het hele proces en ze mogen ook even hun hart luchten en verder niets doen. De medewerker bepaalt, die heeft de regie.

Is er sprake van vermoedens van misstanden, integriteitsschending of inbreuk op het EU-recht, dan is 'vertellen=sparren'. Er is ruimte voor verhaal en gevoelens. Samen met mij kan de melder een afweging maken of hij wel of niet wil melden. Alles is vertrouwelijk tenzij het gaat om ambtsmisbruiken of zware strafbare feiten. Mijn werkwijze is in lijn met de wet bescherming klokkenluiders.

Voor organisaties met meer dan 50 medewerkers is een wettelijke meldregeling verplicht. Je mag tegenwoordig ook direct extern melden bij een bevoegde autoriteit. De melder dient te allen tijden beschermd te worden tegen benadeling. Ik mag als vertrouwenspersoon ook melden namens de melder. De naam van de melder is dan alleen bij mij bekend.

Hoewel de vertrouwenspersoon in basis niet bedoeld is voor privé problemen, arbeidsconflicten en werkdruk bied ik wel ruimte voor het verhaal en emoties van de medewerker. Heeft de medewerker dan nog specifieke hulp nodig, dan verwijs ik door en help ik een passende keuze te maken.

De gesprekken die medewerkers met mij hebben zijn vertrouwelijk. Ik ben alleen verantwoording schuldig aan het hoogste gezag van de organisatie en ik leg geen verantwoording af over individuele gevallen. Intern in organisaties heb ik dus een soort van ‘verschoningsrecht’ behalve als zaken voor de rechter komen dan is dat niet van toepassing.

• Bekendmaking van rol van de Vertrouwenspersoon in de organisatie
• Overleg met bestuur, directie, management en OR
• Ondersteuning en advies over het omgaan met ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen.
• Bewustwording creëren over het onderwerp en de manier waarop het bespreekbaar gemaakt kan worden in de organisatie.
• Sparringpartner in het ontwikkelen van een sociaal veilige werkomgeving, het voorkomen van ongewenste omgangsvormen en stimuleren van integer gedrag.
• Afstemming met samenwerkingspartners zoals de arbo dienst en bedrijfsarts.

Vanzelfsprekend ben ik er ook als sparringpartner voor de interne vertrouwenspersoon. Ik kan ook ingezet worden als tijdelijke versterking, acute noodopvang of als back-up voor de interne vertrouwenspersoon als er sprake is van bijvoorbeeld een loyaliteitsprobleem.

Het is aan mij om in de gaten te houden welke meldingen er zijn in de organisatie, ook het signaleren van trends en nieuwe ontwikkelingen (over bijvoorbeeld wettelijke wijzigingen) hoort hierbij. Ik koppel deze bevindingen weer terug aan management en bestuur van de organisatie. Dit doe ik door middel van een jaarverslag. Hierdoor krijgt de organisatie inzicht in de aard en omvang van het ongewenste gedrag. Natuurlijk zonder de vertrouwelijkheid van de melders te schenden.